Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Nikolaos Petliakis
Lange Str. 55/1
71332 Waiblingen, Deutschland
E-Mail: n.petliakis@me.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Was VoiceClue ist — und was die App nicht tut

VoiceClue analysiert Sprachnachrichten und Audiodateien, die du der App aktiv übergibst, und erstellt daraus Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Einschätzungen.

Die App nimmt selbst nichts auf: Sie fordert keinen Mikrofonzugriff an, hört nichts mit und liest keine Chatverläufe. Verarbeitet wird ausschließlich, was du selbst teilst oder importierst. Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Software; deine Daten werden nicht für Werbung verwendet, nicht verkauft und nicht app- oder dienstübergreifend nachverfolgt.

3. Technisches, pseudonymes Konto

Beim ersten Gebrauch erzeugt die App ein Konto mit einer zufälligen Kennung — ohne Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer; eine Registrierung gibt es nicht. Die Kennung dient der Authentifizierung, dem Missbrauchsschutz und der Durchsetzung von Nutzungslimits.

Auf Android kannst du dieses Konto freiwillig mit deinem Google-Konto verknüpfen; dann tritt an die Stelle des rein pseudonymen Kontos eine Anmeldung. Ohne diese Verknüpfung bleibt es bei der zufälligen Kennung — die Verknüpfung ist optional und für keine Funktion der App ausser der künftigen Geräte-Synchronisierung erforderlich. Näheres in Abschnitt 17.

Zusätzlich bildet die App auf iOS einen nicht rückrechenbaren SHA-256-Hash einer Kennung deines iCloud-Kontos und sendet ihn bei Analysen mit. Dieser Hash ist ein dauerhafter, pseudonymer Wiedererkenner: Er sorgt dafür, dass dein Freikontingent eine Neuinstallation oder ein Zweitgerät derselben Apple-ID übersteht — und dass es sich nicht durch Löschen und Neuanlegen des Kontos zurücksetzen lässt. Die zugrunde liegende iCloud-Kennung verlässt dein Gerät nicht.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für Missbrauchsschutz und Kontingentsicherung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem fairen, kostendeckenden Betrieb).

4. Was bei der Analyse passiert

Wenn du eine Sprachnachricht analysieren lässt, läuft dieser Weg:

1. Die Audiodatei wird TLS-verschlüsselt an unseren Server übertragen (Supabase, Rechenzentrum Frankfurt am Main). Mit übertragen werden der Dateiname sowie Analyse-Einstellungen: Zeitzone, Ausgabesprache, Sprachhinweise und dein Vokabular — dazu zählen auch die von dir gespeicherten Absendernamen, damit Namen im Transkript richtig geschrieben werden.
2. Der Server lässt die Aufnahme transkribieren durch Soniox, Inc. am EU-Endpunkt; die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Datei und Transkriptionsauftrag werden unmittelbar nach dem Abruf des Ergebnisses bei Soniox gelöscht; schlägt das Löschen ausnahmsweise fehl, führt unser Server eine Nachlaufliste und holt die Löschung automatisch nach.
3. Ist Soniox nicht erreichbar, transkribiert ersatzweise Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) die Audiodatei.
4. Aus dem Transkript erzeugt Mistral AI Zusammenfassung, Aufgaben, Termine und Einschätzung. Übermittelt werden dafür das Transkript, der von dir vergebene Absendername (falls vorhanden), Zeitzone und Zielsprache. Ordnest du einer Analyse nachträglich einen Absender zu oder benennst ihn um, wird die Zusammenfassung mit dem Transkript und dem neuen Namen einmalig neu erzeugt.
5. Das fertige Ergebnis wird auf unserem Server zwischengespeichert, bis deine App es abgeholt hat; die App löscht es direkt nach dem Herunterladen. Unabhängig davon werden Ergebnisse spätestens nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Auf diesen Datensatz kannst nur du zugreifen (Row Level Security). Die hochgeladene Audiodatei wird auf unserem Server zu keinem Zeitpunkt dauerhaft gespeichert.

Weder wir noch Soniox oder Mistral verwenden deine Inhalte zum Training von KI-Modellen. Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; bei Mistral ist die Nutzung von API-Daten zu Trainingszwecken zusätzlich per Kontoeinstellung deaktiviert, bei Soniox vertraglich zugesichert.

Zweck: Erbringung der von dir angeforderten Analyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Aufnahmen inhaltlich besondere Datenkategorien enthalten, gilt Abschnitt 2: Die Verantwortung für eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO (in der Regel die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person) liegt bei dir; wir werten solche Angaben nicht gezielt aus.

5. Was auf deinem Gerät bleibt

Analysen, Zusammenfassungen, Aufgaben, Transkripte, Absendernamen und -fotos, Wellenformen, Suchindex und Einstellungen werden lokal auf deinem iPhone gespeichert. Aufbewahrte Sprachnachrichten liegen AES-verschlüsselt in einem lokalen Tresor; in den Einstellungen kannst du stattdessen wählen, dass jede Aufnahme direkt nach der Analyse gelöscht wird. Die übrigen lokalen Daten schützt die Geräteverschlüsselung von iOS.

Stimmprofile (nur iOS, nur mit deiner Einwilligung)

Damit VoiceClue wiederkehrende Stimmen wiedererkennen kann, berechnet die App aus einer Sprachnachricht ein Stimmprofil: eine Zahlenreihe, aus der sich die Aufnahme nicht zurückgewinnen lässt und die kein Audio enthält. Die Berechnung läuft vollständig auf deinem Gerät; zur Sprechererkennung wird zu keinem Zeitpunkt Audio an einen Server übertragen. Das Profil dient allein der Zuordnung neuer Nachrichten zu den von dir benannten Absendern innerhalb deiner eigenen Sammlung; ein Abgleich mit fremden Datenbeständen findet nicht statt.

Ein Stimmprofil ermöglicht die eindeutige Identifizierung einer natürlichen Person und ist damit ein biometrisches Datum (Art. 4 Nr. 14 DSGVO). Rechtsgrundlage ist deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne dein aktives Ja berechnet die App kein Stimmprofil. Gefragt wirst du einmalig, wenn du erstmals einer Nachricht selbst einen Absender zuordnest; unter Einstellungen → Stimmerkennung kannst du deine Antwort jederzeit einsehen und ändern. Deine Antwort wird über deine iCloud zwischen deinen Geräten abgeglichen, damit ein weiteres Gerät nicht erneut fragt; die Stimmprofile selbst werden dabei nicht übertragen. Widerrufst du die Einwilligung, berechnet und vergleicht die App keine Stimmprofile mehr; bereits gelernte Profile bleiben auf dem Gerät, bis du sie über Einstellungen → Alle Daten löschen entfernst. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6. Fragen zu deinen Notizen

Stellst du der App eine Frage, durchsucht sie deine Transkripte ausschließlich auf dem Gerät. Für die Suche selbst werden keine Daten übermittelt.

Wer die Antwort formuliert, hängt von deiner Wahl unter „Einstellungen → Fragen“ ab:

„On-Device KI“: Die Antwort formuliert das lokale Modell von Apple Intelligence; es werden keine Daten übermittelt. Unterstützt dein Gerät das nicht, zeigt die App nur die gefundenen Fundstellen ohne formulierte Antwort.

„Superschlaue KI“ (nur mit VoiceClue Pro, Voreinstellung): Deine Frage und die gefundenen Textauszüge werden an unseren Server in der EU und von dort an Mistral AI übermittelt. Führt die geräteinterne Suche zu keinem eindeutigen Treffer, wird zusätzlich eine Übersicht aller deiner Analysen übermittelt — je Eintrag Datum, Absendername, Titel und die ersten rund 140 Zeichen der Zusammenfassung (bei sehr großen Beständen die neuesten 2.000 Einträge). Ein KI-Modell wählt daraus die Analysen aus, die deine Frage beantworten könnten; von diesen — höchstens sechs — wird anschließend das vollständige Transkript übermittelt, aus dem die Antwort entsteht.

Ohne VoiceClue Pro: Die Antwort formuliert das lokale Modell von Apple Intelligence. Ist es auf deinem Gerät nicht verfügbar, werden Frage und die gefundenen Textauszüge (mit Titel, Datum und Absendername) an unseren Server und von dort an Mistral AI übermittelt. Eine Übersicht aller Analysen wird dabei nicht übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Beantwortung deiner Frage. Weder unser Server noch Mistral AI speichern Frage, Auszüge oder Transkripte; die Endpunkte arbeiten zustandslos und ohne Gesprächsverlauf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Optionale iCloud-Synchronisierung

Aktivierst du „Über iCloud synchronisieren“, überträgt die App deine Sammlung — Analysen, Transkripte, Aufgaben, Absender samt etwaiger Stimmprofile sowie verschlüsselte Audiodateien und Fotos — über Apples CloudKit in deine eigene private iCloud-Datenbank. Die Daten liegen bei Apple in deinem Konto, nicht auf einem Server von uns; wir haben keinen Zugriff. Inhaltsfelder nutzen CloudKits verschlüsselte Felder; Audiodateien und Fotos verschlüsselt VoiceClue vor dem Hochladen zusätzlich selbst. Mit Apples „Erweitertem Datenschutz“ (iOS-Einstellungen → iCloud) sind die Inhalte Ende-zu-Ende-verschlüsselt und auch für Apple nicht lesbar; ohne diese Einstellung kann Apple technisch auf die Schlüssel zugreifen.

Einige Einstellungen (Sprache, Aufbewahrungswahl, Design, dein Vokabular, die Stimmerkennungs-Antwort) synchronisiert die App über Apples Schlüssel-Wert-Speicher deiner iCloud.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir aktivierten Funktion). Verantwortlich für die iCloud ist Apple: apple.com/legal/privacy

8. Eingesetzte Dienstleister und Datenübermittlungen

Für Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission — einschließlich des EU-US Data Privacy Framework — oder auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, ergänzt um technische Schutzmaßnahmen (Transportverschlüsselung, Pseudonymisierung, kurze Speicherfristen). Kopien der Garantien kannst du über die oben genannte Kontaktadresse anfordern.

9. Abonnements und Käufe

Käufe werden über den Apple App Store abgewickelt; Vertragspartner des Kaufs und Zahlungsempfänger ist Apple. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten. Zur Verwaltung der Pro-Berechtigung nutzen wir RevenueCat (siehe Tabelle). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Betrugsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Benachrichtigungen und Live Activities

Damit dein iPhone das fertige Ergebnis abholen kann und die Analyse-Anzeige (Live Activity/Dynamic Island) funktioniert, registriert die App Geräte-Token beim Apple Push Notification service und bei unserem Server. Die Push-Nachrichten selbst enthalten keine Analyseinhalte — nur eine Auftragsnummer, den Bearbeitungsstand und als Anzeigetitel den Namen der Datei. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Speicherdauer und Löschung

• Lokale Inhalte: bis du sie in der App löschst, die App-Daten löschst oder die App deinstallierst.
• iCloud-Inhalte: bis zur Löschung über VoiceClue, die Bereinigung der Synchronisierung oder die Entfernung in deinem Apple-Konto. „Alle Daten löschen“ entfernt bei aktivem Sync auch die iCloud-Kopie; scheitert das mangels Verbindung, holt die App die Löschung automatisch nach.
• Analyseergebnisse auf dem Server: bis zum Abruf durch deine App, spätestens 24 Stunden (stündliche automatische Bereinigung).
• Bei Soniox: Datei und Transkription werden unmittelbar nach dem Abruf gelöscht (mit automatischem Nachlauf bei Fehlschlägen). Mistral-Anfragen laufen über zustandslose Endpunkte ohne Gesprächshistorie; die anbieterseitige kurzzeitige Aufbewahrung richtet sich nach dem Mistral-Vertrag.
• Nutzungs- und Rate-Limit-Zähler: höchstens 90 Tage.
• Push-Token: bis zur Ungültigkeit, spätestens 90 Tage nach der letzten Auffrischung.
• Technische Server-Protokolle (ohne Inhalte; pseudonyme Kennungen, Auftragsnummern, Statuscodes): nach den Vorgaben unseres Backend-Anbieters derzeit bis zu einem Tag.
• Website-Zugriffsprotokolle bei Netlify: kurzfristig; nach Angaben des Anbieters in der Regel nicht länger als 30 Tage.
• Kauf- und Abodaten: Apple und RevenueCat speichern nach ihren gesetzlichen und vertraglichen Fristen.

Konto löschen (Einstellungen → Konto löschen) entfernt deinen serverseitigen Datensatz: das technische Konto samt Kontingent-, Berechtigungs- und Push-Daten. Zurück bleiben ausschließlich: bereits laufende Verbrauchszähler (höchstens 90 Tage, siehe oben) und der nicht rückrechenbare iCloud-Hash als Löschvermerk, damit sich das Freikontingent nicht durch Löschen und Neuanlegen zurücksetzen lässt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Kontolöschung kündigt kein Abonnement — das verwaltest du in deinem Apple-Konto. Lokale Daten bleiben von der Kontolöschung unberührt; sie löschst du mit „Alle Daten löschen“.

12. Deine Rechte

Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) verlangen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Direkt in der App:

• Einstellungen → Daten exportieren erzeugt eine JSON-Datei mit deinem Verlauf, Transkripten, Zusammenfassungen, Aufgaben, Terminen, Absendernamen und Einstellungen (Art. 20). Nicht enthalten sind Stimmprofile (biometrische Merkmale der sprechenden Personen, von der App abgeleitet und nicht von dir bereitgestellt), aufbewahrte Audiodateien und Absender-Fotos; die Exportdatei benennt diese Ausschlüsse selbst. Kopien der Audiodateien oder Fotos erhältst du auf formlose Anfrage.
• Einstellungen → Alle Daten löschen entfernt Verlauf, aufbewahrte Sprachnachrichten, Absenderprofile samt Stimmprofilen und Fotos — bei aktivem Sync auch in deiner iCloud.
• Einstellungen → Konto löschen — siehe Abschnitt 11.

Für alles Weitere genügt eine formlose Nachricht an n.petliakis@me.com. Zur Sicherheit können wir bei Anfragen einen Nachweis verlangen, dass die Anfrage von dir stammt; wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren — z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

13. Minderjährige

VoiceClue richtet sich nicht an Kinder. Die Nutzung setzt nach unseren Nutzungsbedingungen ein Mindestalter von 16 Jahren voraus; wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren.

Diese Grenze ist bewusst gewählt: Ab 16 Jahren kannst du in Deutschland nach Art. 8 DSGVO selbst wirksam in eine Datenverarbeitung einwilligen. Das betrifft vor allem die Einwilligung in Stimmprofile (Abschnitt 5), die ohne wirksame Einwilligung nicht stattfinden darf.

14. Datensicherheit

Wir verwenden verschlüsselte Transportverbindungen (TLS), pseudonyme Kontokennungen, Zugriffskontrollen mit Row Level Security, eine verschlüsselte lokale Audioablage auf iOS und zusätzliche Verschlüsselung für iCloud-Audiodateien. Zugriffe auf das Backend sind auf das erforderliche Minimum beschränkt. Kein technisches Verfahren kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

15. Keine automatisierten Entscheidungen

Die KI-Auswertung erstellt Inhalte (Transkript, Zusammenfassung, Vorschläge); sie trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. KI-Ergebnisse können Fehler enthalten — verlass dich bei wichtigen Angelegenheiten nicht allein darauf (Näheres in den Nutzungsbedingungen).

16. Website

Die Website voiceclue.com wird von Netlify gehostet (siehe Tabelle in Abschnitt 8). Beim Aufruf werden technische Protokolldaten verarbeitet, um die Seite auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es gibt keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies und kein Tracking.

17. Besonderheiten der Android-App

Dieser Abschnitt ergänzt die vorstehenden Angaben um die Punkte, in denen sich die Android-App von der iOS-App unterscheidet. Wo hier nichts anderes steht, gilt das oben Gesagte unverändert auch für Android.

Kein Freikontingent-Anker. Die iCloud-gestützte Kennung aus Abschnitt 3, die auf iOS verhindert, dass sich das Freikontingent durch Löschen und Neuanlegen des Kontos zurücksetzen lässt, hat auf Android keine Entsprechung. Android hat weder iCloud noch eine vergleichbare geräteweite Kennung dafür — die Android-App übermittelt keine zusätzliche Kennung dieser Art.

Stimmprofile auch auf Android — ohne Geräte-Abgleich. Die in Abschnitt 5 beschriebene Stimmerkennung mit Einwilligung gibt es auch auf Android, mit identischer Rechtsgrundlage und Berechnung ausschließlich auf dem Gerät. Ein Unterschied: Weil es auf Android keine iCloud gibt, wird deine Einwilligungsantwort nicht zwischen Geräten abgeglichen — nutzt du VoiceClue auf einem weiteren Android-Gerät, fragt die App dort erneut.

„Fragen zu deinen Notizen" ausschließlich serverseitig. Die in Abschnitt 6 beschriebene On-Device-Option „Apple Intelligence" gibt es auf Android nicht — sie beruht auf einem iOS-eigenen Modell. Jede Frage, die eine formulierte Antwort erhält, wird auf Android daher stets an unseren Server und von dort an Mistral AI übermittelt, im selben Umfang wie unter „Superschlaue KI" bzw. „Ohne VoiceClue Pro" in Abschnitt 6 beschrieben. Findet die geräteinterne Suche keinen Treffer und ist keine Verbindung möglich, zeigt die App nur die gefundenen Fundstellen ohne formulierte Antwort.

Keine Push-Benachrichtigungen. Android registriert derzeit keine Geräte-Token und nutzt keinen Push-Dienst; Abschnitt 10 gilt für Android nicht. Das fertige Ergebnis holt die App ausschließlich ab, während sie geöffnet ist.

Keine geräteübergreifende Synchronisierung. Die in Abschnitt 7 beschriebene iCloud-Synchronisierung existiert auf Android nicht; es gibt derzeit keinen Weg, deine Sammlung zwischen zwei Geräten oder zwischen Android und iOS abzugleichen. Deine Sammlung liegt ausschließlich auf dem jeweiligen Gerät.

Optionale Anmeldung mit Google. In den Einstellungen kannst du dein pseudonymes Konto aus Abschnitt 3 freiwillig mit deinem Google-Konto verknüpfen. Dabei übermittelt dein Gerät über Googles Credential Manager ein signiertes Anmelde-Token an unseren Auth-Dienst (Supabase, siehe Tabelle in Abschnitt 8); daraus speichern wir deine E-Mail-Adresse und eine Google-Kennung bei deinem bestehenden Konto. In der Regel bleibt deine Kennung dieselbe — Kontingent und Kaufhistorie wandern mit, es entsteht kein zweites Konto. Gehört das Google-Konto bereits einem VoiceClue-Konto, meldet die App dich dort an; das zuvor auf diesem Gerät angelegte pseudonyme Konto wird dann nicht weiter verwendet. Wir erhalten keine Kontakte, keine Inhalte deines Google-Kontos und kein Zugriffsrecht darauf. Die Verknüpfung ist optional; ohne sie funktioniert die App unverändert, lediglich die künftige geräteübergreifende Synchronisierung setzt sie voraus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir aktivierten Funktion). Verantwortlich für die Anmeldung selbst ist Google: policies.google.com/privacy

Käufe über Google Play. Käufe auf Android werden über Google Play abgewickelt; Vertragspartner des Kaufs und Zahlungsempfänger ist Google. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten. Zur Verwaltung der Pro-Berechtigung nutzen wir wie auf iOS RevenueCat (siehe Tabelle in Abschnitt 8). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Betrugsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App, die Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.