Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Niko Petliakis
Lange Str. 55/1
71332 Waiblingen
E-Mail: n.petliakis@me.com

2. Geltungsbereich und Funktionsweise

VoiceClue verarbeitet von dir ausgewählte Audiodateien, um daraus ein Transkript, eine strukturierte Zusammenfassung, Aufgaben und weitere Analyseergebnisse zu erzeugen. Die fertigen Inhalte werden grundsätzlich lokal auf deinem Gerät gespeichert. Auf iOS kannst du zusätzlich eine Synchronisierung über deine private iCloud-Datenbank aktivieren.

3. Datenverarbeitung in der App

Technisches, pseudonymes Konto

Beim ersten Gebrauch erzeugt die App ein technisches Konto mit einer zufälligen Kennung. Es dient der Authentifizierung, der sicheren Zuordnung von Anfragen, dem Missbrauchsschutz, der Durchsetzung von Nutzungslimits und der Zuordnung eines optionalen Pro-Abonnements. Hierfür werden keine E-Mail-Adresse und kein Passwort abgefragt. Auf iOS wird zusätzlich ein nicht rückrechenbarer SHA-256-Hash einer iCloud-Kontokennung als stabiler Kontingent-Anker verwendet; die ursprüngliche iCloud-Kennung verlässt das Gerät nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der App erforderlich ist. Für Sicherheits-, Betrugs- und Missbrauchsschutzmaßnahmen ist die Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und wirtschaftlich tragfähigen Betrieb des Dienstes.

Audioanalyse

Wenn du eine Audiodatei zur Analyse auswählst, übermittelt die App die Datei sowie die von dir gewählten Analyse-Einstellungen an unser Backend. Dazu können Zeitzone, gewünschte Ausgabesprache, Sprache der Aufnahme, von dir hinterlegte Namen und eigene Vokabelhilfen gehören. Die Datei wird regelmäßig über Soniox am EU-Endpunkt transkribiert. Das Transkript wird anschließend über Mistral AI strukturiert und zusammengefasst. Mistrals Voxtral kann als technische Ausweichlösung auch die Audiodatei zur Transkription erhalten.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der von dir angeforderten Transkription und Analyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Aufnahme besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthält, muss zusätzlich eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Lokale Inhalte und Einstellungen

Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, von dir vergebene Sprecherbezeichnungen, Sprechermerkmale, Favoriten, Suchindex, Einstellungen und eine verschlüsselt gespeicherte Anmeldesitzung werden auf deinem Gerät gespeichert. Die Sprechermerkmale werden nur zur lokalen Wiedererkennung und Zuordnung von Stimmen innerhalb deiner Notizen verwendet; es erfolgt keine Identifizierung gegenüber fremden Datenbeständen.

Auf Android wird die Audiodatei nach erfolgreicher Analyse gelöscht. Auf iOS wird sie nach der aktuellen Standardeinstellung verschlüsselt auf dem Gerät aufbewahrt; du kannst in den Einstellungen stattdessen die Löschung nach der Analyse oder die iCloud-Synchronisierung wählen. Lokal gespeicherte Inhalte bleiben erhalten, bis du sie in der App löschst oder die App-Daten entfernst.

Fragen zu deinen Notizen

Wenn du die Funktion zum Stellen von Fragen nutzt, wählt die App auf dem Gerät passende Textauszüge aus, zum Beispiel Titel, Datum, Sprecherangabe und Ausschnitte aus Transkripten. Auf unterstützten Apple-Geräten kann die Antwort vollständig auf dem Gerät mit Apples Foundation Models erstellt werden; in diesem Fall werden Frage und Textauszüge für diese Antwort nicht an unser Backend übermittelt. Ist die lokale Verarbeitung nicht verfügbar, werden die Frage und die ausgewählten Textauszüge an unser Backend und Mistral AI übertragen.

Optionale iCloud-Synchronisierung auf iOS

Wenn du „Über iCloud synchronisieren“ auswählst, überträgt VoiceClue Analysen, Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Sprecherbezeichnungen, Sprechermerkmale, Einstellungen sowie – soweit vorhanden – verschlüsselte Audiodateien und Sprecherbilder in die private CloudKit-Datenbank deines iCloud-Kontos. Der VoiceClue-Betreiber erhält keinen Zugriff auf diese private Datenbank.

Inhaltsfelder werden mit CloudKits verschlüsselten Feldern gespeichert. Audiodateien und Sprecherbilder werden zusätzlich durch VoiceClue verschlüsselt. Technisch notwendige Änderungszeitpunkte und Schema-Versionen werden als Metadaten gespeichert. Die Schutzwirkung der iCloud-Verschlüsselung und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hängt auch von den Einstellungen deines Apple-Kontos ab, insbesondere davon, ob Apples „Erweiterter Datenschutz“ aktiviert ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Übertragung beginnt erst nach deiner bewussten Auswahl dieser Option.

Mitteilungen und Live Activities auf iOS

Für Fortschritts- und Fertigmeldungen verarbeitet VoiceClue APNs-Gerätetoken sowie Live-Activity-Token und übermittelt Push-Nachrichten über den Apple Push Notification Service. Die Token enthalten keinen Nachrichteninhalt, ermöglichen aber die technische Adressierung deines Geräts. Sichtbare Mitteilungen werden erst nach der von iOS abgefragten Erlaubnis angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei optionalen sichtbaren Mitteilungen deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Eingesetzte Dienstleister

Die Anbieter verarbeiten Daten teils als Auftragsverarbeiter und teils – insbesondere bei der Verwaltung von Store-Konten und Zahlungen – in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Wir nutzen sie nur, soweit dies für die beschriebenen Funktionen erforderlich ist.

5. Abonnements

Beim Abschluss oder Wiederherstellen eines Pro-Abonnements verarbeitet auf iOS Apple und auf Android Google die Zahlung. VoiceClue erhält keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Bankdaten. RevenueCat erhält einen pseudonymen App User ID und die für Belegprüfung, Betrugsprävention und Berechtigungsverwaltung notwendigen Kauf- und Gerätedaten. Dadurch kann VoiceClue den Pro-Zugang anzeigen und Wiederherstellungen zuordnen.

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung und Verwaltung des Abonnements ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Betrugsprävention und die Sicherung des Abrechnungssystems zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Speicherdauer und Löschung

• Lokale Inhalte bleiben bis zu ihrer Löschung in der App, der Löschung der App-Daten oder der Deinstallation gespeichert. Verschlüsselt aufbewahrte iOS-Audiodateien folgen derselben Auswahl.
• iCloud-Inhalte bleiben in deiner privaten CloudKit-Datenbank, bis du sie über VoiceClue löschst, die iCloud-Synchronisierung bereinigst oder sie in deinem Apple-Konto entfernst.
• Bei Hintergrundanalysen wird das Ergebnis nach dem erfolgreichen Abruf vom Backend gelöscht; eine automatische Bereinigung löscht verbliebene Analyseaufträge spätestens nach 24 Stunden.
• Tägliche Nutzungs- und Rate-Limit-Zähler werden höchstens 90 Tage gespeichert.
• Push-Token, Berechtigungsstatus und das technische Konto werden bis zur Aktualisierung, Ungültigkeit oder Kontolöschung gespeichert.
• Soniox-Transkriptionen und zugehörige Dateien werden nach dem Abruf automatisiert gelöscht. Schlägt die unmittelbare Löschung fehl, wird sie durch einen technischen Bereinigungsprozess erneut versucht.
• Anfragen an Mistral erfolgen über zustandslose API-Endpunkte; VoiceClue legt dort keine Gesprächshistorie oder Dateiablage an. Die anbieterseitige Aufbewahrung richtet sich nach unserem Mistral-Tarif, den aktivierten Datenschutzoptionen und Mistrals vertraglichen Vorgaben. Zero Data Retention gilt nur, wenn es für den verwendeten Tarif ausdrücklich aktiviert wurde.
• Kauf- und Abonnementdaten werden durch Apple, Google und RevenueCat nach deren gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Netlify speichert technisch erforderliche Zugriffsprotokolle nach den eigenen Vorgaben nur kurzfristig, regelmäßig höchstens 30 Tage.

In den Einstellungen kannst du dein technisches Konto und die lokalen VoiceClue-Daten löschen. Dabei werden die zugeordneten Backend-Daten gelöscht. Ein nicht rückrechenbarer Hash des iCloud-Kontingent-Ankers kann ohne Inhaltsdaten als Missbrauchsschutz verbleiben und bei einer späteren Neuanmeldung wieder zugeordnet werden. Er wird nicht für Werbung oder Tracking verwendet.

Die Kontolöschung kündigt kein bestehendes Abonnement. Ein App-Store-Abonnement muss im Apple-Konto, ein Google-Play-Abonnement im Google-Konto verwaltet und gekündigt werden. Auf iOS wird bei der Löschung außerdem die private VoiceClue-CloudKit-Zone zur Löschung vorgemerkt; die Ausführung kann eine bestehende Netzwerk- und iCloud-Verbindung erfordern.

7. Verarbeitung innerhalb und außerhalb der EU

Das produktive Supabase-Projekt wird in Frankfurt betrieben. Soniox wird über den EU-Endpunkt genutzt. Mistral hostet API-Daten standardmäßig in der Europäischen Union; abhängig von eingesetzten Unterauftragnehmern kann es dennoch zu vorübergehenden Verarbeitungen außerhalb der EU kommen.

Apple, Google, RevenueCat, Netlify, Supabase und Soniox sind international tätige Anbieter. Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission – einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Empfänger wirksam zertifiziert ist – oder auf geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Informationen zu den konkret einschlägigen Garantien kannst du über die oben genannte Kontaktadresse anfordern.

8. Website

Diese Website wird über Netlify bereitgestellt. Beim Aufruf werden die in Abschnitt 4 genannten technischen Protokolldaten verarbeitet, um die Seite auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Datenschutzerklärung. Wir setzen keine eigenen Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies ein und verwenden auf dieser Seite kein Tracking.

9. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung einer Audiodatei, des technischen Kontos und der für eine Anfrage beschriebenen Metadaten ist für die jeweilige Analyse erforderlich. Ohne diese Daten kann VoiceClue die angeforderte Funktion nicht erbringen. Ein Abonnement, iCloud-Synchronisierung und sichtbare Mitteilungen sind optional.

VoiceClue verwendet deine Daten nicht für Werbung, verkauft sie nicht und führt kein app- oder dienstübergreifendes Tracking durch. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Deine Rechte

Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Erteilte Einwilligungen kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an n.petliakis@me.com. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Datensicherheit

Wir verwenden verschlüsselte Transportverbindungen, pseudonyme Kontokennungen, Zugriffskontrollen und auf iOS eine verschlüsselte lokale Audioablage. Zugriffe auf Backend-Daten werden auf die zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlichen Personen und Systeme beschränkt. Kein technisches Verfahren kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse verfügbar.